MISE A JOUR: Article mis à jour le 13/08/2018.
Le module « Factures »est un module vous permettant de créer, modifier, supprimer et envoyer des factures depuis le logiciel. Le module « factures » vous permet de centraliser vos données liées à la vente d’oeuvres simplement. Sur le module facture vous pouvez réaliser les actions suivantes :
- Création de factures
- Modification de factures
- Suppression de factures
- Aperçu de factures
- Envoie de factures par E-mail
- Export de factures (.pdf)
Composition du module « factures »
- Page de listing avec l’ensemble des factures générées
- Page de création de facture
Page de listing
Voyons désormais de quoi est composée la page de listing :
1. Bouton de création de facture
Avec ce bouton, vous pouvez en quelques secondes créer une facture en renseignant les informations clients, l’élément de l’inventaire désiré ou encore le taux de TVA désiré.
2. Export
Ce bouton vous permet d’exporter au format .pdf les factures sélectionnées. Si vous sélectionnez plusieurs factures, un dossier au format .zip sera généré automatiquement.
3. Zone de filtres
La zone de filtres est composée de trois types de filtres
- Segment de dates
- N°de facture
- Prénom/Nom du client
4. Titres
Cette section correspond aux titres des colonnes renseignées, vous retrouverez ainsi les éléments suivants :
– N° de facture
– Nom client
– Nombre d’oeuvres (correspond aux nombres d’oeuvres associées à la facture correspondante)
– Date d’émission
– Montant TTC (en €) de la facture
– Statut de paiement de la facture
– Bouton d’action: Sur ce bouton plusieurs actions sont possibles sur les factures. Avec le temps, celui-ci va s’enrichir de nouvelles fonctionnalités taillées sur-mesure.
Page de création de facture
La page de création de factures est la page sur laquelle vous êtes invité à rentrer l’ensemble des informations pour générer vos factures comme nous allons le voir si dessous.
Créer une facture
Pour créer une première facture, il vous suffit de cliquer sur le bouton « créer une facture » vous êtes ensuite redirigé vers l’interface de création de facture.
Une fois arrivé dans l’interface vous avez la possibilité d’éditer ou d’ajouter les éléments suivants :
– Statut (« annulée », « en attente de paiement », « erreur de paiement », « payée » et « remboursée »)
– Les informations de l’émetteur de la facture
– Le destinataire de la facture (ou aller chercher un contact pré-enregistré)
– Ajouter une ou plusieurs oeuvres
Lors de la génération de factures, vous pouvez choisir les attributs à faire afficher dans votre facture :
– Nom de l’artiste
– Style de l’oeuvre
– Dimensions de l’oeuvre
– La signature de l’artiste
– L’année de production
Une fois après avoir renseigné toutes les informations nécessaires il vous suffit de cliquer sur le bouton « Générer ». Pour voir un exemple de facture générée par le logiciel veuillez suivre le lien suivant.
Modifier/éditer facture
Pour modifier/éditer une facture existante il vous suffit de d’utiliser les boutons d’actions et de cliquer sur « Voir » comme le présente le screenshot ci-contre :
Sur les factures vous pouvez :
– Modifier le statut d’une facture
– Modifier le contact associé à une facture
NOTE: Lors de la modification d'une facture pour valider l'opération il vous faut cliquer sur le bouton "Modifier et re-générer".
Changer le statut d’une facture de « en attente de paiement » à « payée »
Pour changer en un clic le statut d’une facture de « en attente de paiement » à « payée », il vous suffit d’utiliser le bouton d’action situé à droite du module est de sélection « Mettre en statut « Payée » ».
Ce bouton vous permet également de :
– Voir la facture générée
– Exporter en .pdf
– Envoyer par email
Ajouter une opération
Depuis le module « factures », vous pouvez également créer des opérations rapidement. Le but est de vous permettre de choisir le statut de vos oeuvres dans votre inventaire simplement sans avoir à le faire manuellement après avoir générée une facture. Ainsi, après avoir générée une facture vous pouvez choisir l’état de stock de vos oeuvres.
ASTUCES: Pour accéder au détail de création d'opérations depuis votre interface utilisateur, veuillez suivre le lien suivant.
Envoyer une facture par e-mail
Depuis votre interface, vous pouvez directement envoyer des e-mails à vos contacts enregistrés. Pour réaliser cela, il vous suffit de cliquer sur les boutons d’actions et de sélectionner « envoyer un email », s’affichera ensuite une fenêtre modale où vous êtes invité à choisir un contact ou à renseigner directement son adresse e-mail.
Lorsque vous avez pu renseigner les champs, une notification vous confirmera le succès de l’opération.
Paramétrage des informations de facturation
Avant de pouvoir utiliser correctement le module de facturation, il vous faut paramétrer certains éléments dans vos paramètres. Il faut renseigner plusieurs éléments que vous retrouverez dans les onglets « Ma galerie » et « Facturation » de vos paramètres.
Informations « Ma galerie »
Pour réaliser cela, il vous faut emprunter le chemin suivant :
PARAMÈTRES > Configurations > Ma galerie
Ici, vous pouvez configurer les éléments suivants :
– Nom de la galerie
– Ville
– Code postal
– Adresse
– N° de téléphone
– N° de Siret
– N° RCS
Informations de « Facturation »
Pour changer les paramétrer l’autre partie des informations de facturation vous devez vous rendre dans la section « Facturation ». Afin de réaliser cela, il vous faut emprunter le chemin suivant :
PARAMÈTRES > Configurations > Facturation
Ici, vous pouvez configurer les éléments suivants :
– Devise par défaut
– Le type de numération de facturation (correspond au format de la facture – 8 choix disponibles)
– Le texte à afficher par défaut (par exemple pour les mentions légales)
– Le modèle de facture (2 au choix – un baptisé « Anatole » et « Monet », d’autres s’ajouteront progressivement)
NOTE: Pour utiliser le module de facturation correctement, vous devez impérativement avoir configuré au préalable l'ensemble des informations.
