Le module calendrier est le module dédié à la gestion des tâches que vous pouvez renseigner dans votre application, qu’il s’agisse de rendez-vous commerciaux, de tâches quotidiennes comme la logistique ou encore l’envoi d’oeuvres. Le module prévoit un système de rappels de tâches ainsi qu’un système de notifications avancé. L’objectif de ce module est de vous fournir un outil simple vous permettant de centraliser les tâches. Sur ce module vous pouvez réaliser les actions suivantes :

– Création de tâches & d’évènements avec description détaillée
– Ajout automatique de vos expositions au calendrier en ligne
– Affectation de dates aux évènements
– Association de contacts enregistrés aux tâches
– Affichage au jour/semaine/mois
– Possibilité de notifier une tâche (la marquer comme terminée)
– Système d’ajout de rappels multiples pour une tâche ou un évènement
– Système de notifications avancé
– Synchronisation en temps-réel avec Google Agenda
– Système de glisser/déposer

Création de tâches & d’évènements avec description détaillée

C’est la fonctionnalité la plus classique, la création de tâches est dans les systèmes de gestion la tâche la plus simple à réaliser. Voyons dans AnatoleTools de quoi est composé un évènement/tâche lors de la création.

TITRE: Correspond au titre de votre évènement qui apparaîtra dans le calendrier.
DATE DE DEBUT: Correspond à la date de début de la tâche/évènement.
DATE DE FIN: Correspond à la date de la fin de la tâche/évènement.
METTRE LA TÂCHE SUR  L’ENSEMBLE DE LA JOURNEE: Option à cocher permettant à une tâche/évènement d’être étalé sur une journée entière.
ASSOCIER A UN CONTACT : Permettre d’associer un contact à une tâche (i.e: utile pour les rendez-vous commerciaux ou avec les artistes).
ASSOCIER UNE COULEUR: Permet d’associer une couleur pour votre évènement facilitant la distinction visuelle de la tâche/évènement .
AJOUTER UNE DESCRIPTION: Correspond à la description plus détaillée de la tâche.
AJOUTER UN RAPPEL: Permet d’activer le système de notifications des rappels

Ajout automatique de vos expositions au calendrier en ligne

Le calendrier est un module qui récupère automatiquement les expositions ajoutées depuis le module « expositions ».

Ci-dessus, une exposition avec le statut « A venir » depuis le module « Expositions » d’AnatoleTools. Une fois rajoutée, l’évènement sera automatiquement ajouté au module « Calendrier ». Pour information, les évènements de type « expositions » ne ne peuvent être ni modifiées ni supprimées.

Ci-dessus, une vue du module calendrier affichant une des expositions issue du module « Expositions ».

Affectation de dates aux évènements

Dans le module Calendrier, vous pouvez affecter des dates aux évènements. Trois types de dates sont possibles pour vos tâches :

– Date de début
– Date de fin
– Toute la journée

Association de contacts enregistrés aux tâches

Le module est pensé pour vous permettre d’associer simplement des contacts à des tâches, cela permet d’avoir un véritable système de gestion de la relation-client. Pour réaliser cela, il vous suffit dans la zone « Contacts » de choisir l’un des contacts enregistrés.

ASTUCE: L'association d'un contact à une tâche peut être utilisé dans le cadre d'une relance commerciale, si besoin

Affichage au jour/semaine/mois

Pour vous faciliter l’accès à l’information, nous avons prévu la possibilité d’accéder à des vues au jour, à la semaine ou au mois et de basculer simplement d’une vue à l’autre.

Possibilité de notifier une tâche (la marquer comme terminée)

Depuis le calendrier, vous avez la possibilité de mettre une tâche comme « terminée ». Ex : vous aviez une tâche à réaliser à la date du 8 Octobre et que nous sommes le 9 Octobre, vous pouvez manuellement indiquer cette tâche comme « terminée ». Cela aura pour effet de supprimer la notification située sur le bord supérieur droit.

Système d’ajout de rappels multiples pour une tâche ou un évènement

Un rappel est une notification qui s’affiche dans le bord droit de votre espace client. Pour vos tâches enregistrés, vous avez la possibilité de rajouter des rappels multiples. Ce système peut s’avérer utile quand vous travailler avec vos collaborateurs afin que toute l’équipe puisse être tenu au courant des tâches restantes à réaliser.

ASTUCE: Vous avez la possibilité d'ajouter autant de rappels que vous souhaitez pour vos tâches. Vous pouvez y associer une date ainsi qu'un horaire précis

Système de notifications avancé

Lorsque vous rajoutez des rappels, des notifications apparaissent automatiquement dans le bord droit supérieur de votre espace client. Ces notifications sont très utiles pour vous aider à savoir quelques sont les tâches restantes à réaliser.

NB: les rappels sont effectives pour les tâches ayant une date dépassée et n'étant pas indiquée comme "terminée", tant que vous n'avez pas "notifier le rappel", la ou les notifications concernées ne disparaitront pas.

Synchronisation en temps-réel avec Google Agenda

Si vous le désirez, vous avez la possibilité de synchroniser votre calendrier AnatoleTools avec votre Google Agenda. L’avantage de cette intégration Google Agenda est que dès lors que vous créez une tâche sur AnatoleTools celle-ci se retrouve automatiquement et en temps-réel sur votre Google Agenda.

Pour savoir comment procéder pour la synchronisation veuillez accéder à cet article.

Système de glisser/déposer

Pour faciliter la gestion des tâches, nous avons intégré un système de glisser/déposer, cela est la meilleure façon de gérer les modifications de dates si nécéssaire. Pour cela, il vous suffit simplement de cliquer sur votre évènement et de le mettre à la date voulue.

Vous avez des questions sur ce module ou souhaitez savoir comment l’utiliser, contactez-nous ou programmez une démo.